Por qué es importante la Comunicación en un Proyecto
¿Cuántas veces ha estado involucrado en un proyecto?
¿Ha
sido exitoso?
¿Se
ha realizado en el tiempo estipulado?
¿Cómo
se gestionó la comunicación?
Estas son
algunas de las preguntas que se deberían de realizar al momento de gestionar un
proyecto. Enseguida, se presentan recomendaciones para tomar en cuenta.
Ahora es muy
común que escuchemos en la mayoría de las empresas que están implementando o
que realizan la planeación de un proyecto. Sin embargo, antes de llevarlo a
cabo hay varios factores que se deben evaluar y profundizar. No importa el giro
del negocio ni la industria a la cual pertenece, el éxito de un proyecto
principalmente depende de la efectividad de la comunicación y la planificación.
Un proyecto
según el PMBOK Guide (Project Mangement Body of Knowledge, por sus siglas en
inglés) es un esfuerzo temporal que se realiza para la creación de un único
producto, servicio o la obtención de un resultado y, por supuesto, debe tener un principio y un fin.
Pero qué se
requiere para que un proyecto sea exitoso, la respuesta es simple, la gestión o
administración del mismo, ya que esto permite que haya una disciplina que
integre la planificación, ejecución y control. Para la gestión de un proyecto,
se necesita de un sistema, en el cual se determinen los objetivos del proyecto,
organización matricial, los stakeholders o interesados, cronograma de
actividades o el timetable, administración de recursos y los sistemas de
comunicación.
Desde la
planificación del proyecto los objetivos deben ser claros para todo el equipo,
medibles, alcanzables y establecidos en un determinado tiempo y es aquí donde
la comunicación cobra sentido.
Un proyecto
será exitoso en la medida que su comunicación y los voceros del mismo trasladen
los mensajes de forma asertiva ¿Esto qué quiere decir? Que se debe alinear la
comunicación de forma eficiente, en la que se designen a las personas adecuadas
para informar, de manera clara y sencilla para que todos comprendan la importancia
del proyecto, sus objetivos, alcances, logren involucrarse y ser parte de él,
sin lugar a interpretaciones, que todo quede tan claro que lo puedan replicar
de la misma forma.
Por otra
parte, el gerente del proyecto (Project Manager) debe ser una persona con alto
conocimiento en el manejo de un sistema integral, ya que requiere implementar
los procesos según las cinco categorías existentes:
1. Iniciación
2. Planeación
3. Ejecución
4. Monitoreo y
Control y
5. Cierre
Y estos
cinco pasos siempre necesitan estar acompañados de comunicación, pero cómo
hacerlo cuando ya todo está planificado. Es sencillo, se deben realizar
reuniones de avances en las cuales se informe a los involucrados sobre cómo va
la implementación versus la planificación.
Un proyecto bien
comunicado se asegura el cumplimiento, pues invitará a los involucrados a
formar parte y cumplir con las metas establecidas, hará más viable la gestión
del cambio y permitirá que fluya el mensaje adecuado y oportuno, generando un
ambiente agradable, de lo contrario, si no se comunica bien el proyecto éste
puede ser un factor desgastante y devastador.
Así que el
éxito siempre dependerá de la comunicación asertiva y, sin duda, de las
relaciones públicas que se generen desde el patrocinador del proyecto hasta
los implementadores. Y no olvide medir
la efectividad de la comunicación a través de sistemas de monitoreo que le
proporcionarán datos relevantes sobre qué está haciendo bien y debe hacer
mejor.
Gloria del
Carmen Mora Cano
@GloriaMora1
Licenciada
en comunicación con estudios de maestría en marketing, 12 años de experiencia
en Comunicación Estratégica, Relaciones Públicas y Periodismo Especializado.
Laboró en
Cámara de Industria de Guatemala como Coordinadora de Comunicación Institucional
y Editora la Revista Industria y publicaciones institucionales. Posteriormente,
se desempeñó como Gerente de Cuentas en Porter Novelli.
Durante el
2011 se dedicó a la asesoría de comunicación en proyectos, formando parte del Project
Management Institute Capítulo Guatemala, desempeñándose como Project Manager
del 1er. Congreso Nacional de Dirección
de Proyectos.
Actualmente,
es Directora de Servicio a Clientes en Hill + Knowlton desarrollando y
supervisando estrategias de comunicación y relaciones públicas. Es profesora en
la escuela de negocios National Business School (NBS) en la Licenciatura de
Administración.
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